Politique de protection des données Otsuka

Otsuka Pharmaceutical France SAS s’engage à ce que la collecte et le traitement de vos données personnelles, effectués dans le cadre exclusif de son activité professionnelle pharmaceutique et/ou à partir de son site Internet https://www.otsuka.fr/, soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ainsi qu’à la Loi Informatique et Libertés. Les présentes mentions vous informent sur la façon dont Otsuka Pharmaceutical France SAS, ses sous-traitants et ses éventuels partenaires d’affaires traitent vos données personnelles lorsque ces dernières sont collectées et traitées. Ces mentions sont susceptibles, le cas échéant, d’être complétée par des informations spécifiques portées à la connaissance de chaque personne concernée par le traitement devant faire l’objet d’une information spécifique.
FINALITES DES TRAITEMENTS
Information Promotionnelle (uniquement à destination des professionnels de santé) Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par Otsuka Pharmaceutical France SAS ayant pour finalité :
  • la gestion des relations et échanges entre Otsuka Pharmaceutical France SAS et vous en fonction de vos centres d’intérêts professionnels, les opérations de communication à caractère promotionnel, institutionnel ou médical et les invitations à des manifestations (email, courrier ou téléphone), la gestion de vos remarques ou observations relatives à la qualité de l’information délivrée par Otsuka Pharmaceutical France SAS, la gestion des demandes d’intervention d’un MSL, ainsi que pour vous proposer de participer à des enquêtes ou études de marché ; et/ou
  • l’organisation, la planification, la gestion, le suivi, la traçabilité et l’amélioration continue de l’activité de prospection et d’information promotionnelle, dans le respect de la Charte et du Référentiel de Certification de l’activité d’information promotionnelle établi par la Haute Autorité de Santé (HAS).
Cette finalité et ce traitement sont fondés sur les intérêts légitimes (économiques, en termes d’organisation et de développement de l’activité) poursuivis par Otsuka Pharmaceutical France SAS et/ou est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Otsuka Pharmaceutical France SAS est soumise (article L.162-17-4 du Code de la Sécurité Sociale, Charte et Référentiel de certification de l’information promotionnelle).
Emailing
(uniquement à destination des professionnels de santé)
Vos données personnelles peuvent faire l’objet d’un traitement par Otsuka Pharmaceutical France SAS aux fins de vous adresser des communications par voie postale, par voie électronique ou par téléphone (hors automate d’appel). Nos campagnes de communication portent sur les thématiques suivantes :
  • communications à caractère institutionnel, promotionnel, médical ou scientifique ; et/ou
  • informations relatives à nos produits et services telles que la mise à disposition d’un nouveau site Internet ou d’une application mobile ; et/ou
  • informations relatives aux évènements organisés ou parrainés par Otsuka Pharmaceutical France SAS tels que des congrès de sociétés savantes ou des visites d’usine.
Le traitement est basé sur votre consentement préalable.
Information Médicale et Astreinte téléphonique Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par Otsuka Pharmaceutical France SAS aux fins de la gestion de votre demande d’information médicale et/ou votre appel téléphonique reçu en dehors des heures d’ouverture d’Otsuka Pharmaceutical France SAS. Cette finalité et ces traitements sont nécessaires au respect de diverses obligations légales auxquelles Otsuka Pharmaceutical France SAS est soumises (article L.5122-1 du Code de la Santé Publique, Charte et Référentiel de Certification de l’Information Promotionnelle et en particulier le critère E38).
Concernant les astreintes téléphoniques en particulier, le traitement sera fondé sur votre consentement préalable. Par ailleurs, dans ce cadre, le traitement de catégories particulières de données, telles que les données de santé, est nécessaire pour des motifs d'intérêt public dans le domaine de la Santé Publique.
Pharmacovigilance Vos données personnelles en tant que notificateur (identité, coordonnées) et/ou en tant que patient (données codées d'identification et données codées relatives à la santé) font l’objet d’un traitement par Otsuka Pharmaceutical France SAS aux fins de gestion de votre notification de pharmacovigilance (effet indésirable, situation particulière). Ainsi, lorsque vous notifiez un effet indésirable ou une situation particulière, Otsuka Pharmaceutical France SAS traite votre identité complète (nom, prénom) ainsi que vos coordonnées.
La notification d’un effet indésirable ou situation particulière par le patient lui-même a pour conséquence de lever le secret de son identité vis-à-vis d’OPFS. Pour chaque cas de pharmacovigilance qu’Otsuka Pharmaceutical France SAS reçoit, les données suivantes relatives au patient (qu’il soit ou non notificateur) sont collectées : initiales ou numéro d’identification (code), informations signalétiques (âge, année ou date de naissance, sexe, poids, taille), données de santé telles que les traitements administrés, résultats d’examens, nature des effets indésirables ou incidents, antécédents personnels ou familiaux, maladies ou événements associés, facteurs de risque, informations relatives à l’ascendance et à la descendance, données relatives à la vie professionnelle, habitudes de vie et comportements, mode de vie, données génétiques, vie sexuelle, origine ethnique. Seules les données adéquates, pertinentes et limitées par rapport à l’analyse du cas de pharmacovigilance sont collectées. Cette finalité et ce traitement sont nécessaires au respect de diverses obligations légales auxquelles Otsuka Pharmaceutical France est soumises (articles L. 5121-22 et suivants et R. 5121-150 et suivants du Code de la Santé Publique).
Le traitement de catégories particulières de données personnelles (lorsque vous êtes un patient), telles que les données de santé, est nécessaire pour des motifs d'intérêt public dans le domaine de la Santé Publique. Toutefois, la non-fourniture de vos données personnelles n’aura aucun impact à votre égard de la part d’Otsuka Pharmaceutical France SAS et en tant que patient, elle n’aura pas d’impact sur votre prise en charge médicale ou votre relation avec votre professionnel de santé.
Relations avec les professionnels de santé et transparence
(uniquement à destination des professionnels de santé)
Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par Otsuka Pharmaceutical France SAS aux fins de gestion de la relation contractuelle entre Otsuka Pharmaceutical France SAS et vous, en particulier la réalisation de la mission prévue au contrat, votre rémunération, ainsi que le respect des dispositions sociales et fiscales, de l’hospitalité, du dispositif « anti-cadeaux » et de la transparence des liens. Otsuka Pharmaceutical France SAS rappelle que conformément à l’article L.1453-7 du Code de la Santé Publique, l’offre directe ou indirecte d’avantages en nature ou en espèces est interdite pour tous les professionnels de santé visés par l’article L.1451-1 du Code de la Santé Publique et aux personnes collaborant occasionnellement aux travaux des autorités et organismes concernés. Le traitement de données relatives aux professionnels de santé visés par l’article L.1451-1 du Code de la Santé Publique permet de documenter le respect de ces dispositions par Otsuka Pharmaceutical France SAS. Cette finalité et ce traitement sont nécessaires au respect de diverses obligations légales auxquelles Otsuka Pharmaceutical France est soumises :
  • Articles L.311-2 et L. 311-3 du Code de la Sécurité Sociale ;
  • Articles L.8222-1 et suivants, R. 8222-1 et suivants et D. 8222-1 et suivants du Code du Travail ;
  • Articles L.4113-6, R.4113-105, R.4113-107-1, L.1453-1, R.1453-2 et suivants et D.1453-1 du Code de la Santé Publique ;
  • Articles L.1453-1 à L.1453-13, R. 4113-105, R. 4113-107-1, R. 1453-2 et suivants et D. 1453-1 du Code de la Santé Publique ;
  • Articles L.1453-1, R. 1453-2 et suivants et D. 1453-1 du Code de la Santé Publique.
Par ailleurs, cette finalité et ce traitement sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes (en termes de communication et de développement de l’activité) poursuivis par Otsuka Pharmaceutical France SAS.
Gestion des prestataires Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par Otsuka Pharmaceutical France SAS ayant pour finalité la gestion des prestataires (personnes morales ou physiques) : la mise en concurrence et la sélection, la gestion des contrats, la réalisation des prestations, la rémunération, la gestion des relations et contacts avec les prestataires ainsi que la gestion de la comptabilité (livraison, facturation, recouvrement, etc.). Cette finalité et ce traitement sont nécessaire aux fins des intérêts légitimes (en termes d’organisation et de gestion administrative et financière) poursuivis par Otsuka Pharmaceutical France SAS, à l’exécution d’un contrat entre Otsuka Pharmaceutical France SAS et vous et est nécessaire au respect d’une obligation légale d’Otsuka Pharmaceutical France SAS (articles L.123-12 et suivants du Code du Commerce).
Par ailleurs, le traitement de vos données en tant que représentant légal ou mandataire de votre entité revêt un caractère contractuel et est nécessaire à la mise en œuvre du contrat entre Otsuka Pharmaceutical France SAS et votre entité.
De plus, Otsuka Pharmaceutical France SAS doit être en mesure de communiquer avec ses prestataires et co-contractants. Aussi, la fourniture de l’identité et des coordonnées d’au moins une personne exerçant au sein de votre entité est nécessaire à la mise en œuvre du contrat entre Otsuka Pharmaceutical France SAS et votre entité.
Recrutement  Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par Otsuka Pharmaceutical France SAS destiné à la gestion des recrutements. Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Otsuka Pharmaceutical France en matière de gestion des ressources humaines. Les intérêts légitimes poursuivis par Otsuka Pharmaceutical France SAS sont mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Les intérêts d’Otsuka Pharmaceutical France SAS ne peuvent prévaloir par rapport aux vôtres.
CATEGORIES ET SOURCES DES DONNEES PERSONNELLES
Votre identité et le cas échéant, vos coordonnées, sont des informations nécessaires et leur non-fourniture peut empêcher la gestion de votre demande.
Sauf mention expresse, toutes les informations qui sont demandées par Otsuka Pharmaceutical France SAS sont obligatoires et la non-fourniture des données entraînera l’impossibilité de mettre en œuvre et entretenir toutes relations et/ou interactions entre vous et Otsuka Pharmaceutical France SAS.
DUREE
En fonction des finalités de chacun des traitements définis ci-dessus, les données personnelles seront conservées pendant une durée maximale de
  • 1 mois concernant les traitements liés aux éventuelles exigences alimentaires qui seraient communiquées à Otsuka Pharmaceutical France SAS.
  • 6 mois concernant les traitements liés aux astreintes téléphoniques ;
  • 2 ans concernant les traitements liés aux processus de recrutements et à l’historique des emailings ;
  • 10 ans concernant les traitements liés à l’historique des informations promotionnelles délivrées, l’information promotionnelle, les relations avec les professionnels de santé, la gestion des prestataires ;
  • 30 ans suivant la réception de la dernière notification ou la fin de mise sur le marché du produit concerné pour les traitements liés à la pharmacovigilance.
Exceptions : Les données personnelles inhérentes à l’information promotionnelle et l’emailing seront conservées pendant la période durant laquelle les professionnels de santé exercent leur activité professionnelle.
Tous traitements opérés par Otsuka Pharmaceutical France SAS seront, le cas échéant, conservés conformément aux exigences de prescription civile et/ou commerciale et/ou pénale.
VOS DROITS  
De manière générale et conformément conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ainsi qu’à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit à la portabilité de vos données ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.  Lorsque votre consentement est requis, vous pouvez retirer ce dernier à tout moment sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.  Par ailleurs, les intérêts légitimes poursuivis par Otsuka Pharmaceutical France SAS sont systématiquement mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Les intérêts d’Otsuka Pharmaceutical France SAS ne peuvent en aucun cas prévaloir par rapport aux vôtres. Aussi, vous pouvez légitiment demander des précisions relatives à la mise en balance entre les intérêts légitimes poursuivis par Otsuka Pharmaceutical France SAS et les vôtres.  Dans le cadre des différentes finalités décrites ci-dessus :
  • Vous pouvez librement accepter ou refuser les interactions avec Otsuka Pharmaceutical France SAS dans le cadre de la prospection et du démarchage (par ex. vous pouvez refuser les visites médicales des délégués d’Otsuka Pharmaceutical France SAS). En particulier, vous pouvez demander à être retiré de notre base « prospects » et/ou de la base « OneKey » gérée par notre prestataire de service IQVIA, sans avoir à vous justifier.
    Toutefois, lorsque vous acceptez les actions d’information promotionnelle de la part d’Otsuka Pharmaceutical France SAS, les traitements qui relèvent des obligations légales d’Otsuka Pharmaceutical France SAS conformément à la Charte et au Référentiel de certification promotionnelle (par ex. la planification et la traçabilité des interactions entre Otsuka Pharmaceutical France SAS et vous) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande d’effacement ou d’opposition.
  • Vous pouvez librement accepter ou refuser de participer à nos manifestations à caractère promotionnel ou scientifique en tant qu’orateur ou expert ou à être pris en charge par Otsuka Pharmaceutical France SAS dans le cadre d’une manifestation (par exemple un congrès).
    Toutefois, lorsque vous acceptez d’intervenir en tant qu’expert ou orateur ou de bénéficier d’une prise en charge par Otsuka Pharmaceutical France SAS (Restauration, hébergement et/ou transport), les traitements qui relèvent des obligations légales de Otsuka Pharmaceutical France SAS (obligations sociales et fiscales, dispositif anti-cadeaux et transparence des liens) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande d’effacement ou d’opposition ou de portabilité.
  • Otsuka Pharmaceutical France SAS est soumise à une obligation légale de traçabilité des appels pharmaceutiques reçus, tels que les appels liés à la pharmacovigilance, aux réclamations qualité ou à l’information médicale. Pour ces appels, le consentement des personnes concernées n’est pas requis et les droits d’effacement, d’opposition et à la portabilité des données ne s’appliquent pas.
    Selon l’objet de votre appel, vos données seront transmises au département concerné et feront l’objet d’un traitement ultérieur. Dans ce cas, une nouvelle mention d’information spécifique vous sera transmise.
Dans la cadre des communications opérées par Otsuka Pharmaceutical France SAS, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données et demander à être retiré de nos listes de diffusion, à tout moment et sans avoir à vous justifier, en cliquant sur le lien prévu à cet effet dans chacune de nos communications par email ou auprès du Délégué à la Protection des Données aux coordonnées indiquées ci-dessous. Votre opposition s’appliquera pour un canal de communication spécifique (ex : courrier postal et/ou courrier électronique et/ou téléphone) et portera par défaut sur l’ensemble des communications effectuées via ce canal. Le cas échéant, vous pourrez librement vous réinscrire à nos campagnes de communication et/ou notre service de newsletters à tout moment, en contactant votre interlocuteur habituel au sein d’Otsuka Pharmaceutical France SAS ou auprès du Délégué à la Protection des Données, aux coordonnées ci-dessous.  
Enfin, lorsque vous nous faites part de données relatives aux exigences alimentaires, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de ces catégories particulières de données à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.  
Vous pouvez exercer vos droits directement auprès du Délégué à la Protection des Données à l’adresse électronique suivante : ou par courrier à l’adresse postale suivante : Immeuble "Atria", 1-15 avenue Edouard Belin, CS 40066, 92566 Rueil-Malmaison Cedex. Veuillez noter que vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l'État membre (CNIL en France) dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise. Enfin, certains appels impliquent le traitement de données personnelles relatives à des tiers, par exemple lorsque vous notifiez un effet indésirable survenu chez votre patient ou un membre de votre famille. Dans ce cas, nous vous invitons à en informer la personne concernée et à lui indiquer qu’elle peut trouver des informations relatives au traitement de ses données sur notre site Internet www.otsuka.fr/data-privacy
SOUS-TRAITANCE ET DESTINATAIRES DES DONNEES PERSONNELLES  
Dans le cadre exclusif des finalités susvisés, les données personnelles recueillies et traitées par Otsuka Pharmaceutical France SAS peuvent, le cas échéant, être accessibles et/ou transférées :
  • Aux départements d’Otsuka Pharmaceutical France SAS concernés par le traitement des données personnelles ;
  • Aux autres entités du Groupe Otsuka ;
  • Aux laboratoires partenaires de co-promotion d’Otsuka Pharmaceutical France SAS (Lundbeck)
  • Aux prestataires/sous-traitants intervenant pour le compte d’Otsuka Pharmaceutical France SAS, et notamment :
    • PPD concernant l’information médicale et Universal Medica concernant les astreintes téléphoniques ;
    • Oracle concernant la Pharmacovigilance ;
    • EGG events, BGood, société de transports concernant l’organisation d’événements professionnels ;
    • SAP Ariba concernant la gestion des fournisseurs et la comptabilité générale ;
    • IQVIA et/ou VEEVA et/ou l’ONIP concernant les activités d’information promotionnelle auprès des professionnels de santé ainsi que les éventuelles relations professionnelles avec les professionnels de santé ;
Dans le cadre de ces éventuels transferts de données personnelles, Otsuka Pharmaceutical France SAS impose à ses prestataires et/ou sous-traitant et/ou partenaires d’affaires un niveau et des exigences de sécurité conformes aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), à la Loi Informatique et Libertés ainsi qu’aux exigences d’Otsuka Pharmaceutical France SAS.
TRANSFERT DES DONNEES PERSONNELLES HORS UNION EUROPEENNE  
Dans le cadre exclusif des finalités susvisés, les données personnelles recueillies et traitées par Otsuka Pharmaceutical France SAS peuvent, le cas échéant, être accessibles et/ou transférées aux autres entités du Groupe Otsuka (particulièrement celles basées au Royaume Uni, aux Etats-Unis et au Japon) à des fins telles que, et sans que ces exemples soient exhaustifs, l’hébergement et/ou la maintenance informatique.
Le transfert des données personnelles vers des pays tiers est évidemment encadré afin que celles-ci continuent à bénéficier d’un niveau de protection approprié, et plus spécifiquement :
  • Le Japon offre un niveau de protection adéquat des données personnelles par décision de la Commission Européenne en date du 23/01/2019 - En savoir plus
Pour toutes informations complémentaires relatives aux modalités d’encadrement des transferts, notamment les secteurs, territoires et pays reconnus comme adéquats par la Commission Européenne et les modèles de clauses contractuelles types, vous pouvez consulter :
CONTACTS
Pour toute question ou information complémentaire ou exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes : OTSUKA PHARMACEUTICAL FRANCE SAS
Délégué à la Protection des Données
Immeuble "Atria"
1-15 avenue Edouard Belin
CS 40066
92566 Rueil-Malmaison Cedex P: +33 1 47 08 00 00 F: +33 1 47 51 88 09 ou via notre formulaire de contact : http://otsuka.fr/dsr

Date of preparation: October 2021 | Reference FR-COP-2100024

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